Pourquoi ChatGPT seul ne connaît pas vos prix
Demandez à ChatGPT le prix d’une formation intra de deux jours pour huit salariés, ou d’une mission de diagnostic pour un bureau d’études : il vous donnera un montant propre, bien présenté, plausible. Ce n’est pas le vôtre. Il ne connaît ni votre grille, ni la remise accordée à ce client depuis trois ans, ni vos frais de déplacement, ni le fait que vous ne prenez plus de missions courtes en fin d’année.
Ce n’est pas un manque d’intelligence. ChatGPT n’est d’ailleurs plus un simple chatbot : avec ses connecteurs, il peut lire des documents partagés et agir dans certains outils, c’est un agent IA. Mais c’est un agent générique, que personne n’a formé à vos règles de chiffrage. Et quand une information manque, un modèle de langage complète avec ce qui est probable. Pour un texte, c’est acceptable. Pour un prix qui vous engage, non : l’agent n’a pas le droit de deviner un montant. Il applique des règles écrites et s’arrête quand une règle manque.
Ce que l’agent lit avant de chiffrer
Tout ce qu’un nouveau collaborateur devrait apprendre pour faire vos devis à votre place. Les règles s’écrivent une fois avec vous, dans la mémoire de l’entreprise ; les chiffres sont déjà dans vos outils, et l’agent les consulte au moment du devis.
- Vos barèmes : prix unitaires, forfaits, taux journaliers, options.
- Les remises par client : fidélité, volume, accord négocié, et ce que vous ne faites jamais.
- Vos délais réels selon la période et la charge, pas ceux de la plaquette.
- Vos conditions : acompte, validité du devis, mentions obligatoires, modèle de document.
- L’historique des affaires : ce que ce client a déjà commandé, à quel prix, ce qui a été refusé et pourquoi.
Comment l’agent retrouve un prix sans l’inventer
Les règles et leurs exceptions sont écrites dans la mémoire de l’entreprise, où l’agent cherche ce qui concerne la demande. Les chiffres viennent de vos bases (grille tarifaire, fiche client, historique des devis), interrogées par des requêtes contrôlées, en lecture seule : l’agent peut lire et citer un prix, jamais le modifier. Chaque consultation est inscrite dans un journal.
Le déroulé, de la demande au devis envoyé
| Étape | Ce que fait l’agent | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| La demande arrive | Lit le mail ou le formulaire, reconnaît le client ou le prospect | Rien |
| Il manque une information | Prépare les questions utiles (nombre de participants, lieu, dates souhaitées), avec votre ton | Rien, sauf si vous voulez relire ces questions |
| Le chiffrage | Applique barèmes, remises et délais ; prépare le brouillon dans votre outil | Rien |
| Les lignes incertaines | Les signale : prestation hors grille, remise inhabituelle, délai serré | Vous tranchez |
| La relecture | Attend | Vous relisez, corrigez si besoin, envoyez |
| Après l’envoi | Programme une relance à la date que vous avez fixée | Rien, sauf réponse du client |
Le point important est la quatrième ligne. Un bon agent devis ne cache pas ses doutes : il montre ce qu’il a appliqué et ce qu’il n’a pas su chiffrer. Vous ne relisez pas tout le devis ligne à ligne, vous regardez ce qu’il a signalé.
Scénario type : une demande de formation intra
Une responsable RH écrit : « Pourriez-vous former notre service comptable à Excel, plutôt au printemps ? » L’agent reconnaît l’entreprise, qui a déjà suivi deux sessions, applique le tarif intra et la remise prévue pour ce client, et prépare la question sur le nombre de participants et leur niveau. Il signale une seule ligne : le printemps est déjà chargé dans le planning des formateurs. Vous tranchez, vous envoyez.
Dans quel logiciel le devis est-il préparé ?
Dans celui que vous utilisez déjà. Pas besoin de changer d’outil pour avoir des devis automatiques.
- Un logiciel de devis et facturation (Pennylane, Axonaut, Sellsy et d’autres) : l’agent y crée le brouillon avec la bonne numérotation et le bon modèle.
- Un tableur ou un modèle Word : l’agent remplit votre modèle et le dépose là où vous le rangez d’habitude.
- Un CRM, un outil métier ou un logiciel sur mesure : on branche l’agent dessus, ou on construit l’outil s’il n’existe pas.
Ce qu’il faut préparer de votre côté
Une personne qui connaît les règles de chiffrage, en général le dirigeant ou celle qui fait les devis aujourd’hui, et quelques heures pour les écrire avec nous. Il faut aussi vos derniers devis envoyés, acceptés ou refusés : ce sont eux qui servent de test.
L’agent refait vos devis récents à partir des demandes d’origine, on compare avec ce que vous aviez envoyé, et chaque écart révèle une règle appliquée de tête sans avoir jamais été écrite. C’est souvent la partie la plus utile du projet : ces règles servent ensuite à toute l’équipe, pas seulement à l’agent.
Le piège : la règle que personne n’a écrite
« Pour les clients publics, on ajoute toujours une journée de préparation. » Ce genre de règle, appliquée depuis des années, n’apparaît dans aucun barème. C’est en refaisant vos anciens devis que l’agent la fait apparaître : chaque écart est une règle à écrire.
Ce que vous pouvez en attendre
Nous ne vous promettrons pas un pourcentage de gain : il dépend de votre volume, de vos règles et de la part de devis ordinaires dans votre activité. Ce qui change, en revanche, se voit vite.
- Le délai de réponse : le brouillon est prêt quand vous ouvrez votre messagerie, pas le soir après vos rendez-vous.
- Le devis part avant celui des concurrents, à un moment où le client n’a pas encore choisi.
- Les prix sont cohérents d’un devis à l’autre, quelle que soit la personne qui relit.
- Les remises et conditions particulières ne sont plus oubliées, parce qu’elles sont écrites.
- Vous gardez votre temps pour les devis qui demandent vraiment de réfléchir.
Quand un devis automatique n’est pas la bonne réponse
Si vous faites peu de devis, un bon modèle dans votre logiciel suffit. Si chaque proposition est unique et demande une visite ou une étude préalable, l’agent ne peut préparer que l’en-tête, l’historique du client et les lignes standard : c’est utile, mais ce n’est pas un devis automatique. Dans ce cas, le compte rendu de visite dicté en note vocale est souvent un meilleur point de départ. Nous vous le dirons dès le premier échange. Pour voir ce que cela donnerait sur vos propres devis, vous pouvez réserver 30 minutes avec Théo.