Les quatre symptômes que vous avez déjà vécus
- Vous lui demandez de chiffrer une mission : il propose des tarifs plausibles, qui ne sont pas les vôtres.
- Vous lui faites rédiger une réponse à un client : elle est polie, et promet un délai que l’équipe ne tient pas.
- Vous lui expliquez vos règles un jour : dans une nouvelle conversation, il faut souvent tout redire.
- Le résultat finit en copier-coller dans votre logiciel, et c’est vous qui terminez le travail.
ChatGPT, un simple chatbot ? Oui et non
À l’origine, ChatGPT est une interface de conversation : vous écrivez, il répond. C’est un chatbot. Aujourd’hui, son mode agent peut enchaîner des actions (naviguer, remplir un formulaire, préparer un document) en demandant votre accord avant ce qui a des conséquences, et ses applications connectées le relient à des outils comme Google Drive ou SharePoint.
C’est donc un agent IA, mais un agent générique, le même pour tout le monde. Il ne connaît pas vos règles, vos prix ni vos process, et il ne peut agir que dans les outils pour lesquels OpenAI a prévu une connexion.
Ce qu’il sait, et ce qu’il ne peut pas savoir
Il sait écrire, résumer, reformuler, traduire, structurer. Il ne sait rien de ce qui n’est pas public : vos barèmes, vos accords avec tel client, vos délais réels, qui fait quoi chez vous, les exceptions que vous gérez de tête.
Les applications connectées l’aident à retrouver un document dans votre Drive ou votre SharePoint. C’est un vrai progrès pour chercher. Mais retrouver un document n’est pas appliquer une règle : savoir quelle remise accorder à quel client, ou quand une demande doit passer par le gérant, ne se lit dans aucun fichier.
Les trois niveaux
| Critère | ChatGPT et un bon prompt | GPT ou projet personnalisé | Agent sur mesure |
|---|---|---|---|
| Ce qu’il connaît de vous | Ce que vous tapez à chaque fois | Vos consignes et quelques fichiers déposés | Une mémoire écrite avec vous, plus les données lues dans vos logiciels |
| Accès à vos outils | Les applications prévues par l’éditeur, si vous les activez | Les mêmes | Vos logiciels, y compris un outil métier, avec des droits limités à la tâche |
| Mise à jour des règles | À chaque conversation | Quand vous pensez à remettre les fichiers à jour | Une seule version de chaque règle, corrigée dès qu’elle change |
| Ce qui le déclenche | Vous, quand vous ouvrez la fenêtre | Vous, quand vous ouvrez la fenêtre | Un événement : demande reçue, pièce déposée, échéance |
| Validation | Vous relisez tout | Vous relisez tout | Vous validez ce qui engage ; le reste est journalisé |
| Pour qui | Tout le monde, tout de suite | Un usage régulier, surtout en rédaction | Une tâche répétitive qui coûte des heures toutes les semaines |
La même demande traitée par les trois
Un client écrit à un bureau d’études thermiques : « Pouvez-vous chiffrer une étude pour l’extension de nos locaux, 400 m², avec un rendu avant la fin du trimestre ? »
- Avec un prompt : ChatGPT rédige une proposition crédible, avec des honoraires estimés et un planning théorique. Vous refaites tout dans votre outil.
- Avec un GPT où vous avez déposé votre grille : il applique la grille, mais ignore que ce client a un accord-cadre, propose un délai qui ne tient pas compte de la charge de l’équipe, et vous recopiez le résultat.
- Avec un agent : il reconnaît le client et son accord-cadre, lit la grille à jour et la charge du planning, prépare le brouillon dans votre outil de facturation, signale ce qu’il a utilisé et ce qu’il n’a pas pu vérifier, puis attend votre validation.
À retenir
Dans les trois cas, le modèle peut être le même. Ce qui change, c’est ce qu’on lui donne à lire au bon moment, et ce qu’il a le droit de faire.
Quand ChatGPT ou un GPT personnalisé suffit
Quand vous êtes seul ou presque à l’utiliser, que les règles changent rarement et que le résultat est un texte que vous relisez de toute façon : comptes rendus, reformulations, premières versions de propositions, réponses types. Dans ces cas, c’est le bon outil, et il n’y a rien à construire.
Ce qu’on fait à la place
Nous écrivons avec vous la mémoire de l’entreprise : règles, process, exceptions, ce qui ne se fait jamais sans accord. Nous branchons l’agent sur vos données structurées (clients, tarifs, historique, planning) par des requêtes contrôlées, en lecture seule quand c’est possible, pour qu’il lise les chiffres au lieu de les deviner. Quand il faut retrouver un passage dans un contrat ou une procédure, nous ajoutons une recherche dans vos documents.
L’agent agit ensuite dans vos logiciels, avec un journal et une validation sur ce qui engage. C’est plus long à mettre en place qu’un prompt. En échange, vous obtenez un travail fini dans votre outil plutôt qu’un brouillon à reprendre.
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