Les relances partent, avec votre ton, et vous reprenez la main quand il faut.
Réserver 30 min avec ThéoLa relance qu’on n’envoie pas, c’est de la trésorerie qu’on prête gratuitement.
Relancer est désagréable. On repousse. On relance quand le retard devient un problème, c'est-à-dire trop tard, et souvent avec un ton qui ne correspond pas au client. Pendant ce temps, l'argent est dehors et c'est vous qui avancez la trésorerie.
L'agent relance à la date prévue, avec le ton que vous avez choisi pour ce type de client, et s'arrête quand la situation demande un humain. Vous n'intervenez que sur les cas qui le méritent.
Ce qu'il fait, étape par étape.
- 1 Il surveille
Les devis envoyés sans réponse et les factures arrivées à échéance, dans votre outil.
- 2 Il applique votre séquence
Par exemple : rappel cordial à J+3, relance à J+10, relance ferme à J+20, puis main à vous.
- 3 Il écrit avec votre ton
Pas le même pour un client de dix ans que pour un nouveau client. C’est dans la mémoire de l’entreprise.
- 4 Il lit les réponses
Un « je paie vendredi » suspend la relance. Une contestation remonte à vous tout de suite.
- 5 Il s’arrête
Au bout de la séquence, il vous passe la main avec l’historique complet.
- 6 Il journalise
Chaque relance, chaque réponse, chaque pause, visibles à tout moment.
Trente minutes pour voir ce que l'agent relances et impayés ferait chez vous.
Gratuit, sans engagement. Devis dans les 24 heures.
Ce qu'il lit dans votre mémoire d’entreprise
- Vos délais de paiement et votre séquence de relance
- Votre ton par type de client
- Les clients à ne jamais relancer sans vous
- Vos conditions : pénalités, indemnité forfaitaire, escompte
- Quand s’arrêter et qui appelle
Ce qu'il ne fait jamais seul
- Menacer ou mettre en demeure
- Relancer un client marqué « à la main »
- Répondre à une contestation
- Accorder un délai ou un échéancier
- Transmettre une mémoire au recouvrement
Un exemple, de bout en bout.
Une facture de 2 400 € arrive à J+30 sans règlement. Le client est un bon client depuis six ans, qui paie d’habitude à J+15.
- Reconnaît un bon client : ton cordial, pas de mention de pénalités
- Envoie un rappel court avec la facture jointe et vos coordonnées de paiement
- Lit la réponse « désolé, c’est parti aujourd’hui » et suspend la séquence trois jours
- Vérifie l’encaissement, clôture, journalise
- Si rien n’était arrivé à J+45, il vous aurait passé la main avec l’historique.
Branché sur ce que vous avez déjà
Pennylane, Axonaut, Sellsy, Tiime, Indy, Qonto, Stripe, GoCardless, Gmail, Outlook, SMS. Et si votre outil n'est pas dans la liste, on regarde au premier échange : la plupart ont une porte d'entrée.
Comment on le met en place
- 1 On écrit la partie « relances » de la mémoire
Votre séquence, vos tons, vos exceptions, vos conditions légales. Deux heures avec vous.
- 2 On teste sur les impayés du moment
L’agent prépare les relances sans les envoyer. Vous relisez le ton. On ajuste.
- 3 Mise en service, puis amélioration continue
Il relance en réel. Ce qui est encaissé et ce qui est transmis enrichissent vos données, et la séquence s’ajuste.
Quand cet agent n'est pas la bonne réponse.
Si vous avez moins de cinq factures en retard par mois, le module de relance de votre logiciel de facturation suffit. Si vos retards sont surtout des litiges, l'agent n'aide que pour le rappel initial : le reste demande un humain. On vous le dira au premier échange.
Questions fréquentes
Est-ce que ça va froisser mes clients ?
Le ton est le vôtre, choisi par type de client, et un bon client reçoit un rappel cordial, pas une mise en demeure. Une relance polie et à l'heure est mieux perçue qu'un silence suivi d'un appel énervé.
Que fait l’agent si le client conteste ?
Il arrête tout et vous transmet le message avec l'historique. Une contestation demande un humain, toujours.
Peut-il ajouter les pénalités de retard ?
Il mentionne ce que vos conditions générales prévoient (pénalités, indemnité forfaitaire de recouvrement) au moment que vous avez choisi dans la séquence. Il n'invente aucune condition.
Relance-t-il aussi les devis ?
Oui. Un devis envoyé sans réponse est relancé selon votre séquence, avec un ton commercial, pas un ton de recouvrement.
Combien ça coûte ?
Cela dépend du logiciel à connecter, du nombre de canaux (mail, SMS) et de la finesse de vos règles. Ce qui fait varier le prix est expliqué sur une page dédiée ; on chiffre après le premier échange.
Combien de temps avant que ça tourne ?
Quelques semaines : la mémoire de l’entreprise, un test sur vos impayés du moment, puis la mise en service.
Trente minutes pour définir votre premier agent IA.
On discute de vos process et on définit ensemble l’agent IA le plus rentable à mettre en place chez vous.