La saisie faite, l’inhabituel signalé.
Réserver 30 min avec ThéoRessaisir, c’est payer deux fois la même information.
La facture arrive en PDF. Quelqu'un l'ouvre, la lit, retape le fournisseur, le montant, la date, le compte, dans le logiciel de gestion. Puis la classe. Puis, à la fin du mois, l'expert-comptable redemande celles qui manquent. Chaque étape est une occasion d'erreur, et aucune ne crée de valeur.
L'agent fait la lecture et la saisie. Il connaît vos fournisseurs, vos comptes, vos règles de contrôle. Quand un montant est inhabituel ou qu'un fournisseur est inconnu, il s'arrête et vous demande.
Ce qu'il fait, étape par étape.
- 1 Il reçoit la pièce
Mail, espace partagé, photo depuis le téléphone, portail fournisseur.
- 2 Il lit
Fournisseur, numéro, dates, lignes, montants, TVA. Y compris les factures électroniques au format Factur-X.
- 3 Il contrôle
Fournisseur connu, montant dans la fourchette habituelle, doublon, échéance, cohérence TVA.
- 4 Il saisit
Dans votre logiciel, sur le bon compte, avec la pièce jointe et le bon libellé.
- 5 Il signale
Tout ce qui sort de la règle : nouveau fournisseur, montant inhabituel, pièce illisible.
- 6 Il prépare la fin de mois
La liste de ce qui manque, pour vous ou pour le cabinet.
Trente minutes pour voir ce que l'agent saisie vers votre gestion ferait chez vous.
Gratuit, sans engagement. Devis dans les 24 heures.
Ce qu'il lit dans votre mémoire d’entreprise
- Votre plan de comptes et vos habitudes d’imputation
- Vos fournisseurs connus et leurs montants habituels
- Vos règles de contrôle : doublons, fourchettes, échéances
- Ce que votre cabinet attend en fin de mois
- Les pièces à ne jamais saisir sans vous
Ce qu'il ne fait jamais seul
- Valider un montant inhabituel
- Créer un nouveau fournisseur
- Saisir une pièce illisible ou incomplète
- Payer quoi que ce soit
- Toucher à une écriture déjà validée par le cabinet
Un exemple, de bout en bout.
Une facture Sotrabat de 9 800 € HT reçue par mail, alors que ce fournisseur facture d’habitude entre 1 500 et 3 500 €.
- Lit la facture, reconnaît le fournisseur, prépare l’écriture
- Détecte un montant trois fois supérieur à la fourchette habituelle
- Ne saisit pas : vous envoie la pièce avec la comparaison et une question
- Vous validez en un clic, ou vous demandez au fournisseur
- Les deux autres pièces du matin sont saisies normalement.
Branché sur ce que vous avez déjà
Pennylane, Sage, EBP, QuickBooks, Cegid, Indy, Tiime, Qonto, Google Drive, Dropbox, Gmail, Outlook. Et si votre outil n'est pas dans la liste, on regarde au premier échange : la plupart ont une porte d'entrée.
Comment on le met en place
- 1 On écrit la partie « gestion » de la mémoire
Plan de comptes, fournisseurs, fourchettes, règles de contrôle, ce que le cabinet attend. Une demi-journée avec vous ou votre assistante.
- 2 On rejoue le mois dernier
L’agent saisit les pièces du mois passé dans un environnement de test. On compare avec ce qui a été fait à la main.
- 3 Mise en service, puis amélioration continue
Il saisit en réel, vous validez l’inhabituel. Les fourchettes et les règles s’ajustent avec les pièces traitées.
Quand cet agent n'est pas la bonne réponse.
Si vous recevez moins de trente pièces par mois, la lecture automatique incluse dans votre logiciel de gestion suffit souvent. Si votre cabinet comptable fait déjà toute la saisie à un tarif qui vous convient, l'agent n'a d'intérêt que pour ce que le cabinet ne fait pas : le contrôle et la préparation de fin de mois. On vous le dira au premier échange.
Questions fréquentes
Est-ce que ça remplace mon expert-comptable ?
Non. L'agent fait la saisie et le contrôle que vous faisiez vous-même ; le cabinet garde la révision, les déclarations et le conseil. Beaucoup de cabinets apprécient de recevoir des pièces déjà saisies et classées.
Et la facture électronique obligatoire ?
L'agent lit les formats structurés (Factur-X) comme les PDF classiques. Ce qui relève de votre plateforme de réception reste chez elle ; l'agent prend ce qui en sort.
Que se passe-t-il quand il se trompe ?
Il ne saisit que ce qui passe vos règles de contrôle. Le reste vous est soumis. Et chaque saisie porte la pièce et le journal, donc une erreur se retrouve et se corrige en une minute.
Combien de temps avant que ça tourne ?
Quelques semaines : la mémoire de l’entreprise, le mois de test rejoué, puis la mise en service. Le rythme dépend de la disponibilité de la personne qui connaît vos comptes.
Combien ça coûte ?
Cela dépend du logiciel à connecter, du volume de pièces et de la finesse des contrôles. Ce qui fait varier le prix est expliqué sur une page dédiée ; on chiffre après le premier échange.
Mes données comptables sont-elles en sécurité ?
L'agent travaille dans votre environnement, avec les accès strictement nécessaires à votre logiciel. Rien n'est stocké ailleurs que chez vous et dans votre outil de gestion.
Trente minutes pour définir votre premier agent IA.
On discute de vos process et on définit ensemble l’agent IA le plus rentable à mettre en place chez vous.